L’IDS Normandie recrute – 1 Attaché(e) direction generale

Elle ou il sera chargé(e) d’assister le directeur général et d’assurer le secrétariat de la direction générale :

Organiser l’agenda du Directeur Général :

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien.
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels : réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, conférences téléphoniques….
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

Organiser les évènements institutionnels :

• Gérer et organiser les journées institutionnelles : Journées Portes Ouvertes, …
• Assister l’Attaché(e) administratif(ve) Vie associative et Réseau des Partenaires dans l’organisation des journées de l’Alternance intégrative.

Gérer la communication :

• A destination des directeurs de mission et responsables de pôles.

Gérer, suivre et archiver les comptes rendus et documentation :

• Réceptionner et trier le courrier adressé à la Direction Générale (BP 118).
• Assister aux réunions de direction générale ; rédiger les comptes rendus et assurer leur diffusion.
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
• Recueillir et suivre les éléments composant le rapport d’activité, ainsi que les dossiers d’habilitation ; assurer leur édition, distribution et archivage par numérisation.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, …).
• Gérer les notes de frais du directeur général et s’assurer de leur liquidation.

Assurer la gestion administrative et le suivi de dossiers spécifiques :
En lien avec les responsables de pôles :

• Montage des dossiers d’agréments des formations.
• Préparation des documents institutionnels pour les réponses aux appels d’offres.
• Préparation des conseils de vie étudiante : préparation ordre du jour, convocation, rédaction des comptes rendus.
• Coordination administrative des conventions pédagogiques avec l’université.
• Gestion des dossiers des actions partenariales (forum, conventions, …), non reliés au Réseau des Partenaires.

• Maîtrise de la gestion administrative
• Maîtrise des outils bureautiques, collaboratifs et de communication
• Maîtrise des techniques de prise de notes
• Avoir une très bonne expression écrite et orale
• Avoir le sens de l’accueil
• Avoir de la rigueur et de la méthode
• Avoir l’esprit d’initiative, une capacité d’adaptation et une capacité à prioriser

CCNT 15 mars 1966 – Cadre Classe 3
Période d’essai 4 mois