L’IDS Normandie recrute – 1 Attaché(e) administratif(ve) vie associative & réseau des partenaires (2)

Elle ou il sera chargé(e) d’assister la présidence et d’assurer le secrétariat de la vie associative & réseau des
partenaires :

Organiser l’agenda ADSCI (présidence et Bureau) :

• Gérer l’agenda ADSCI.
• Préparer et organiser les réunions statutaires, la logistique des séminaires, visioconférences,
• conférences téléphoniques….
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la présidence (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

Organiser les évènements institutionnels :

• Gérer et suivre le Réseau des Partenaires.
• Gérer et organiser les séminaires associatifs.

Gérer la communication :

• A destination des membres associatifs et du Réseau des partenaires.
• Diffuser au (à la) directeur(rice) général(e) les relevés de décision du Bureau, les procédures de fonctionnement et actes de délégation.

Gérer, suivre et archiver les comptes rendus et documentation :

• Réceptionner et trier le courrier adressé à l’ADSCI (BP 5).
• Assister aux réunions statutaires ; rédiger les comptes rendus et assurer leur diffusion (en application du règlement intérieur ADSCI)
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
• Veiller à la mise à jour des documents statutaires ainsi que des déclarations auprès de la préfecture ; assurer leur archivage par numérisation.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, …).
• Établir les frais de mission des membres élus du bureau associatif et s’assurer de leur liquidation (selon la décision de Bureau).

Assurer la gestion administrative et le suivi de dossiers spécifiques :

• Dossier MAIF : établir les déclarations de sinistres, assurer le suivi du dossier étudiants-stages à l’étranger, et assurance renforcée des dirigeants et auto-mission des administrateurs.
• Dossier des actions partenariales (forum, conventions).
• Dossier immobilier en lien avec l’administrateur référent.

• Maîtrise de la gestion administrative
• aîtrise des outils bureautiques, collaboratifs et de communication
• Maîtrise des techniques de prise de notes
• Avoir une très bonne expression écrite et orale
• Avoir le sens de l’accueil
• Avoir de la rigueur et de la méthode
• Avoir l’esprit d’initiative, une capacité d’adaptation et une capacité à prioriser

CCNT 15 mars 1966 – Cadre Classe 3
Période d’essai 4 mois